Procesní analýza

Kvalitní popis pracovních činností organizace je základem řízení.

V každé organizaci je vykonáván větší či menší počet činností, které na sebe různě navazují, navzájem se ovlivňují a jsou na sobě nějakým způsobem závislé – tvoří procesy. Tak jak se organizace vyvíjí, mění a reaguje na okolní svět, mění se i procesy v ní probíhající. Takovýto vývoj může vést ke snižování efektivity, s dalšími důsledky jako jsou např. vyšší nákladovost nebo nižší výkonnost organizace.

Procesy v organizaci probíhají často samospádem s historickými zkušenostmi. Nejsou řádně dokumentovány (popsány), znamenají často chybný tok informací, a tudíž se odrazí na kvalitě práce.

Aby bylo možné těmto negativním jevům předejít, je především zapotřebí všechny procesy poznat, identifikovat a popsat. Na tomto základě pak mohou být stanoveny příslušné odpovědnosti, nároky na zdroje a požadované výkony. Díky tomu se pak může organizace vyvíjet správným směrem. Nástrojem, který toto umožní, je právě procesní analýza.

Dle zkušeností a propočtů lze z celkového pohledu efektivním vynakládáním prostředků a optimalizací procesů do všech segmentů podílejících se na informačních technologiích ušetřit nemalou část financí. To už stojí za zamyšlení.

Zpracování procesní analýzy a zavedení projektového řízení je základem pro definování odpovědnosti, efektivity. Dále napomáhá k zlepšení transparentnosti a optimalizaci jednotlivých úkonů a v neposlední řadě napomáhá vedení organizace při rozhodování v oblasti zkvalitnění služeb, investování finančních prostředků a využívání lidských zdrojů.

V současné době je provádění procesních analýz silně podporováno v rámci projektů Evropských fondů. To jenom podtrhuje jejich význam a současně potřebu efektivního řízení organizací a účelného využívání finančních prostředků.

 

Jaké výstupy z procesní analýzy obdržíte?

  • detailní popis fungování všech procesů organizace (vstupy, výstupy, četnost, …)
  • vyhodnocení slabých a silných stránek organizace
  • návrhy opatření na zlepšení současného stavu

 

K čemu Vám výstupy z procesní analýzy poslouží?

  • k optimalizaci chodu a řízení organizace
  • k přesnějšímu sestavování výdajové části rozpočtu
  • k efektivnějšímu řízení lidských zdrojů
  • jako podklad pro přípravu systému řízení kvality
  • jako podklad pro zavádění informačních systémů

 

Co pro Vás v rámci procesní analýzy vykonáme?

  • popsání procesů (činností), které probíhají v organizaci a vycházejí z její struktury – struktura obsahuje složky a pozice pro daný proces
  • popsání existujících vstupů a požadovaných výstupů – co dáváme do procesu a co od něho očekáváme
  • popsání rolí a jejích odpovědnost – každá role přetváří vstupy na výstupy a je definována její odpovědnost za tento proces
  • popsání vlastnictví k procesu – žádný proces není anonymní ani obecní. Má svého konkrétního vlastníka
  • popsání prostředků – jaké technické prostředky jsou pro výkon procesů nezbytné
  • popsání metriky – každý proces je definován měřitelným parametrem, podle kterého lze určit jeho kvalitu

 

Poznejte svou organizaci a šetřete její prostředky.